Praktijksoftware kiezen
Waar moet je op letten?
Een praktijk starten of overstappen naar andere software? Deze gids behandelt waar je echt op moet letten.
Wat doet praktijksoftware?
Werk je nog met Excel, Word of een papieren agenda? Praktijksoftware brengt alles samen in een systeem.
Agenda
Plan afspraken, bekijk je week, vermijd dubbelbookingen
Clientenbeheer
Contactgegevens, sessiegeschiedenis, notities op een plek
Facturatie
Facturen maken met KvK, BTW en correct formaat
Herinneringen
Automatisch herinneren via e-mail, SMS of WhatsApp
Sessienotities
Gestructureerde notities per sessie, AVG-conform opgeslagen
Dit is het minimale pakket. Sommige aanbieders voegen functies toe die je misschien nooit gebruikt, en daar betaal je dan wel voor.
Prijsmodellen: vast vs. variabel
Praktijksoftware rekent op twee manieren af.
Vast maandbedrag
- Voorspelbare kosten, ongeacht het aantal sessies
- Herinneringen en kernfuncties inbegrepen
- Ideaal als je wilt weten wat je kwijt bent
Variabel (consulturen, per bericht)
- Basisprijs lijkt laag, maar kosten lopen op
- SMS en extra modules apart betaald
- Moeilijk om maandelijkse kosten te voorspellen
Stel deze vragen voordat je kiest:
“Wat betaal ik als ik 20 sessies per week heb? Zijn herinneringen inbegrepen?”
Herinneringen: welk kanaal werkt?
Niet elke herinnering werkt even goed. Het kanaal maakt het verschil.
Goedkoop, maar wordt vaak niet gelezen. Belandt in spam of verdwijnt tussen andere mail.
SMS
Wordt vaker gelezen, maar kost vaak per bericht. Bij veel afspraken loopt dat op.
98% bereik in Nederland. Bijna niemand mist het. Wordt zelden aangeboden door praktijksoftware.
Check of herinneringen per bericht doorberekend worden, of in de prijs zitten.
Privacy & datalocatie
Je werkt met gevoelige clientgegevens. Privacy hoort standaard te zijn.
Waar moet je op letten?
- EU hosting: staat je data in de EU of in de VS?
- AVG/GDPR compliance: heeft de aanbieder een verwerkersovereenkomst?
- Versleuteling: data in transit (TLS) en at rest
- Backups: hoe vaak, waar opgeslagen, hoe lang bewaard?
- 20 jaar bewaartermijn: voldoet de software aan de Nederlandse wetgeving?
Contractvrije zorg vs. verzekerde zorg
Als je werkt zonder verzekeringscontracten, heb je andere software nodig dan een GGZ-instelling.
Contractvrije zorg
Je hebt geen behoefte aan GDS-declaraties, Vecozo-koppelingen, DBC-trajecten of verzekeringsclaims. Software met deze functies voegt complexiteit en kosten toe waar je niets aan hebt.
Kies software die is gebouwd voor jouw workflow.
Verzekerde zorg
Werkt je praktijk (ook) met verzekeringscontracten? Dan heb je wel declaratie- en registratiefuncties nodig. Kies dan software die daar specifiek voor is gebouwd.
Setup & ondersteuning
Hoe snel ben je aan de slag? En wat als je hulp nodig hebt?
Welke software is er?
Dit zijn de bekendste opties in Nederland.
PraktijkFlow
Modern, vast maandbedrag (€19-35), WhatsApp-herinneringen inbegrepen. Gebouwd voor contractvrije zorg: psychologen, coaches en therapeuten.
MijnDiAd
Al langer op de markt, met veel functies. Rekent af per consultuur, met losse modules erbij.
Praktijkdata
Ook al langer actief, met een breed aanbod voor zorgprofessionals.
Internationale opties
SimplePractice, Cliniko en Jane App zijn populair in het buitenland, maar niet gebouwd voor Nederlandse vereisten: KvK-nummer, BTW-aangifte, Nederlands factuurformaat.